1. Over deze voorwaarden
Deze gebruiksvoorwaarden gelden voor het gebruik van BrainPen Meet: de website meet.brainpen.ai, de webapplicatie en de apps voor iPhone, iPad en Android. BrainPen Meet is een dienst van O&R Solutions B.V., Swammerdamstraat 1, 2516 GJ Den Haag, KvK 66375940 ("wij").
Door een account aan te maken of BrainPen Meet te gebruiken, gaat u akkoord met deze voorwaarden. Gebruikt u BrainPen Meet namens een organisatie, dan aanvaardt u ze ook namens die organisatie. Heeft uw organisatie een aparte overeenkomst met ons, dan gaat die voor waar zij afwijkt van deze voorwaarden.
2. De dienst
Met BrainPen Meet neemt u gesprekken op en zet u ze om in tekst: fysieke gesprekken, videogesprekken en telefoongesprekken binnen de organisatie. BrainPen Meet vertaalt live, stelt met AI verslagen, formulieren en taken op, en bewaart de sjablonen en documenten van uw organisatie.
Wij ontwikkelen de dienst steeds verder. Functies kunnen daardoor veranderen, erbij komen of verdwijnen. Halen wij een belangrijke functie weg waarvoor uw organisatie betaalt, dan laten wij dat vooraf weten.
3. Accounts en organisaties
U heeft een account nodig, en u moet daarvoor minstens 16 jaar oud zijn. U geeft juiste gegevens op en houdt uw inloggegevens geheim. Alles wat met uw account gebeurt, valt onder uw verantwoordelijkheid. Merkt u dat iemand anders uw account gebruikt, laat het ons dan direct weten via info@brainpen.ai.
Accounts horen bij een omgeving van een organisatie. De beheerders van die organisatie bepalen wie toegang heeft, welke rollen er zijn, hoe lang gegevens worden bewaard en welke functies aan staan. Verlaat u de organisatie, dan kan zij uw toegang beëindigen; de gesprekken en documenten die u voor de organisatie maakte, blijven van de organisatie.
4. Opnemen: verantwoordelijkheid van de organisatie
De organisatie die BrainPen Meet gebruikt, is verantwoordelijk voor rechtmatig opnemen. Zij zorgt dat iedereen in een gesprek vooraf weet dat er wordt opgenomen, dat er waar nodig toestemming is, en dat er een geldige grondslag is voor het verwerken van wat er wordt gezegd, ook als het om gezondheidsgegevens gaat.
Voordat een opname start, vraagt BrainPen Meet de professional te bevestigen dat iedereen die meepraat het weet. Neem nooit heimelijk op en neem niet op als iemand dat niet wil, tenzij de wet dat uitdrukkelijk toestaat.
5. Toegestaan gebruik
U gebruikt BrainPen Meet alleen voor rechtmatige, professionele doelen. Het is niet toegestaan om:
- mensen op te nemen zonder dat zij het weten, of in strijd met de wet;
- inhoud te uploaden of te delen waarvoor u geen recht heeft, of die onrechtmatig, discriminerend of schadelijk is;
- de dienst te gebruiken om iemand te intimideren, te misleiden of te volgen;
- beveiliging te omzeilen, de dienst te overbelasten, of zonder toestemming de software te kopiëren, te ontleden of te testen;
- accounts te delen of toegang door te verkopen.
6. AI-uitkomsten zijn een concept
Transcripties, vertalingen, verslagen, formulieren en antwoorden die BrainPen Meet met AI maakt, kunnen fouten bevatten. Ze zijn een concept. De professional controleert ze en keurt ze goed voordat ze worden gebruikt, bijvoorbeeld in een dossier, een besluit of een bericht aan een cliënt.
BrainPen Meet vervangt geen professioneel oordeel en geeft geen medisch, juridisch of financieel advies. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor wat zij met de uitkomsten doet. Uw gesprekken en documenten worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
7. Beschikbaarheid en support
Wij doen ons best BrainPen Meet altijd goed beschikbaar te houden, maar kunnen niet garanderen dat de dienst nooit onderbroken is. Gepland onderhoud doen wij zo veel mogelijk buiten kantooruren en kondigen wij vooraf aan. Bent u in de app offline, dan kunt u pas verder als de verbinding terug is.
Heeft uw organisatie afspraken met ons gemaakt over beschikbaarheid of support, dan gelden die. Vragen kunt u stellen via info@brainpen.ai.
8. Abonnement en betaling
Welke functies en hoeveel gebruik bij een abonnement horen, staat op de prijzenpagina en in de app. Wat een abonnement kost, staat daar ook. Prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Organisaties kopen abonnementen buiten de app, via de website of op factuur. In de apps kunt u niets kopen. Betaalt een organisatie niet op tijd, dan mogen wij betaalde functies opschorten nadat wij haar daarover hebben gewaarschuwd. Reeds betaalde abonnementskosten worden niet terugbetaald, tenzij de wet of een afspraak met uw organisatie anders bepaalt.
9. Intellectueel eigendom
De gesprekken, documenten, sjablonen en verslagen van uw organisatie blijven van uw organisatie. U geeft ons alleen het recht ze te verwerken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.
De software, het ontwerp, de naam BrainPen Meet en alle andere onderdelen van de dienst zijn van ons of van onze licentiegevers. U krijgt een persoonlijk, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken zolang u een account heeft.
10. Aansprakelijkheid
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat uw organisatie in de twaalf maanden voor de schade aan ons betaalde voor BrainPen Meet. Gebruikt u BrainPen Meet gratis, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot 500 euro.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, verloren gegevens of reputatieschade, en niet voor schade doordat een AI-uitkomst niet is gecontroleerd voordat die werd gebruikt. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons, en niet voor zover de wet ze niet toestaat.
11. Opschorten en beëindigen
U kunt op elk moment stoppen en uw account verwijderen in Instellingen > Profiel > Account verwijderen. Een organisatie kan haar omgeving opzeggen volgens haar overeenkomst; de omgeving wordt na een bedenktijd van 30 dagen definitief verwijderd. Exporteer daarvoor wat u wilt bewaren.
Wij mogen een account of omgeving opschorten of beëindigen als deze voorwaarden ernstig worden geschonden, als de wet het vereist, of om schade aan anderen of aan de dienst te voorkomen. Waar het kan, waarschuwen wij eerst en krijgt u de kans het op te lossen.
12. Privacy
Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in ons privacybeleid. Voor gespreksinhoud zijn wij verwerker van uw organisatie; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.
13. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij zijn gevestigd. Bent u consument, dan kunt u ook naar de rechter in uw eigen woonplaats en blijven de beschermende regels uit uw eigen land gelden.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen laten wij minstens 30 dagen vooraf weten, per e-mail of in de app. Gebruikt u BrainPen Meet daarna nog, dan gelden de nieuwe voorwaarden. Gaat u niet akkoord, dan kunt u voor de ingangsdatum stoppen.
15. Contact
O&R Solutions B.V., Swammerdamstraat 1, 2516 GJ Den Haag. KvK 66375940. Vragen over deze voorwaarden: info@brainpen.ai.