1. Wie wij zijn
BrainPen Meet is een dienst van O&R Solutions B.V., gevestigd op Swammerdamstraat 1, 2516 GJ Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66375940. In dit beleid bedoelen we met "wij" en "ons" deze onderneming.
Dit beleid geldt voor de website meet.brainpen.ai, de webapplicatie en de apps voor iPhone, iPad en Android. Het legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
Vragen over privacy kunt u sturen naar info@brainpen.ai.
2. Onze rol: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke
BrainPen Meet wordt gebruikt door professionals binnen organisaties, zoals zorgaanbieders, adviesbureaus en gemeenten. Voor de inhoud van gesprekken is de organisatie die BrainPen Meet afneemt de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker: wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de organisatie en volgens de verwerkersovereenkomst.
Onder gespreksinhoud vallen opnames, transcripties, verslagen, vertalingen, taken, formulieren en de sjablonen en documenten die de organisatie in BrainPen Meet bewaart. Wilt u weten wat er met een gesprek gebeurt waarin u voorkomt, of wilt u uw rechten uitoefenen, wendt u zich dan in de eerste plaats tot die organisatie. Komt uw verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door.
Voor accountgegevens, facturatie, beveiliging van de dienst, support en onze website zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke gegevens wij verwerken
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol, taal- en weergavevoorkeuren, en bij inloggen met Google of Apple de gegevens die die dienst ons meegeeft (naam, e-mailadres en een vaste gebruikerscode).
- Gespreksinhoud: geluid en beeld van gesprekken die u opneemt of voert, transcripties, sprekerslabels, live vertalingen, door AI opgestelde verslagen en formulieren, taken, en documenten en sjablonen die uw organisatie uploadt.
- Gegevens over gesprekken: titel, datum, duur, deelnemers en uitnodigingen.
- Gebruiks- en auditgegevens: wie wat deed en wanneer, het gebruik van de functies (bijvoorbeeld hoeveel audio is getranscribeerd), en technische gegevens zoals IP-adres, apparaattype, browser of app-versie en foutmeldingen.
- Apparaatgegevens in de app: een pushtoken om meldingen te kunnen sturen, en het platform (iOS of Android).
- Betaalgegevens: als uw organisatie online betaalt, verwerkt onze betaaldienstverlener de betaling. Wij ontvangen geen volledige kaartnummers.
- Contact: wat u ons stuurt via het contactformulier, e-mail of support.
Wij gebruiken geen advertentiecookies, geen trackingpixels en geen analysediensten van derden. De website plaatst alleen een cookie voor uw taalkeuze en een cookie die uw cookiekeuze vastlegt. Na het inloggen komt daar een sessiecookie bij om u ingelogd te houden.
4. Doelen en rechtsgronden
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Account aanmaken, inloggen en de dienst leveren | Accountgegevens, apparaatgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Gesprekken opnemen, transcriberen, vertalen en verslagen opstellen | Gespreksinhoud | In opdracht van uw organisatie; de organisatie bepaalt de rechtsgrond |
| Beveiliging, misbruik voorkomen en een controleerbaar auditlogboek bijhouden | Gebruiks- en auditgegevens | Gerechtvaardigd belang en de beveiligingsplicht (art. 6 lid 1 sub f en art. 32 AVG) |
| Facturatie en abonnement | Accountgegevens, verbruik, betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub b en c AVG) |
| Meldingen sturen in de app | Pushtoken, naam van het gesprek of verslag | Uitvoering van de overeenkomst; u kiest zelf of u meldingen toestaat |
| Vragen beantwoorden en support geven | Contactgegevens, uw bericht | Gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet.
5. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere gegevens
Veel van onze klanten werken in de zorg. Gesprekken kunnen daardoor gezondheidsgegevens bevatten, en soms andere bijzondere persoonsgegevens of het burgerservicenummer. De AVG beschermt deze gegevens extra.
De zorgorganisatie is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, bijvoorbeeld de behandelovereenkomst of een uitzondering uit artikel 9 AVG en de Uitvoeringswet AVG. Wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst voor die organisatie te leveren, beveiligen ze volgens de verwerkersovereenkomst, en kijken er niet in, behalve als de organisatie ons daar voor support uitdrukkelijk om vraagt of als de wet ons daartoe verplicht.
6. Opnames en toestemming
Iedereen in een gesprek moet weten dat er wordt opgenomen. Voordat een opname start, vraagt BrainPen Meet de professional te bevestigen dat iedereen die meepraat dit weet. Zonder die bevestiging start de opname niet.
De organisatie bepaalt wanneer opnemen is toegestaan, hoe deelnemers worden geïnformeerd en of er toestemming nodig is. Telefoongesprekken tussen leden van een organisatie lopen via BrainPen Meet zelf; ook daarvoor gelden dezelfde regels.
7. Verwerking met AI
BrainPen Meet gebruikt AI om spraak om te zetten in tekst, live te vertalen, verslagen en formulieren op te stellen, documenten te lezen en vragen over uw eigen gesprekken en documenten te beantwoorden. Daarvoor sturen wij de benodigde gegevens naar de AI-diensten in de tabel hieronder, die in de Europese Unie draaien.
Uw gesprekken en documenten worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, niet door ons en niet door onze AI-leveranciers. Dit staat vast in onze afspraken en in de software, en is geen instelling die iemand kan uitzetten.
Wat de AI schrijft, is een concept. De professional controleert het en keurt het goed voordat het wordt gebruikt. BrainPen Meet neemt geen besluiten over mensen; er is geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG. Een organisatie kan er ook voor kiezen namen en andere herkenbare gegevens te maskeren voordat tekst naar een AI-dienst gaat.
8. Subverwerkers en ontvangers
Wij schakelen alleen de volgende partijen in. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige afspraken.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Worldstream | Hosting van servers, database en opslag | Nederland |
| Mistral AI | Transcriptie van opnames, AI-verslagen en -formulieren, tekstherkenning in documenten, zoeken in documenten | Europese Unie (Frankrijk) |
| Soniox | Live spraakherkenning, live vertaling en voorgelezen vertaling | Europese Unie (EU-servers) |
| Google (Firebase) | Pushmeldingen in de app en inloggen met Google | Verenigde Staten en EU |
| Apple | Pushmeldingen en inkomende gesprekken op iPhone, inloggen met Apple | Verenigde Staten en EU |
| Stripe | Online betalingen, als uw organisatie zo betaalt | Ierland en Verenigde Staten |
| Hostinger | Versturen van e-mail, zoals inlogcodes en uitnodigingen | Duitsland |
Voegen wij een subverwerker toe of vervangen wij er een, dan melden wij dat vooraf aan de organisaties die BrainPen Meet afnemen, zodat zij bezwaar kunnen maken.
Wij geven gegevens alleen aan overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht. Waar dat mag, laten wij het de betrokken organisatie eerst weten.
9. Doorgifte buiten de Europese Unie
Gesprekken, documenten en verslagen worden opgeslagen in Nederland en door AI verwerkt in de Europese Unie. Alleen voor pushmeldingen, inloggen met Google of Apple en betalingen kunnen gegevens naar de Verenigde Staten gaan. Een pushmelding bevat zo weinig mogelijk: geen inhoud van gesprekken.
Voor die doorgiften baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework, waar de ontvanger daarbij is aangesloten, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen.
10. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Gespreksinhoud en documenten: zolang uw organisatie dat wil. De organisatie kan zelf een bewaartermijn instellen, apart voor gesprekken en voor documenten, bijvoorbeeld 90 dagen, 1 jaar, 3 jaar of 7 jaar. Daarna verwijderen wij ze automatisch.
- Accountgegevens: zolang u een account heeft. Na verwijdering van uw account wissen wij ze, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
- Een omgeving die de organisatie laat verwijderen, wissen wij na een bedenktijd van 30 dagen definitief, met alle gesprekken, documenten en bestanden.
- Een proefomgeving zonder account wordt na 7 dagen automatisch verwijderd.
- Factuurgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Auditlogboek: zolang de omgeving bestaat. Het logboek kan niet worden aangepast, zodat de organisatie kan aantonen wie wat deed.
- Back-ups zijn versleuteld en worden na 30 dagen automatisch overschreven. Verwijderde gegevens verdwijnen daarmee ook uit de back-ups.
11. Beveiliging
Wij beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen (TLS), strikte toegangsrechten per organisatie en rol, tweestapsverificatie, een auditlogboek dat alleen kan worden aangevuld en servers in een beveiligd datacenter in Nederland. Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, hebben toegang tot systemen, en die toegang wordt vastgelegd.
Merken wij een datalek, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging aan de betrokken organisatie, en waar wij zelf verantwoordelijk zijn binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Uw rechten en hoe u ze gebruikt
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken.
Voor uw account kunt u veel zelf regelen in Instellingen. Voor de rest stuurt u een e-mail naar info@brainpen.ai. Wij reageren binnen een maand. Om uw gegevens te beschermen kunnen wij vragen te bevestigen dat u het bent.
Gaat uw verzoek over een gesprek van een organisatie, bijvoorbeeld uw zorgaanbieder, dan is die organisatie de juiste partij. Wij helpen haar uw verzoek af te handelen.
13. Uw account verwijderen
U kunt uw account verwijderen in de app en op de website, via Instellingen > Profiel > Account verwijderen. Zonder de app kan het ook per e-mail.
14. Meldingen en toestemmingen in de app
De app vraagt pas om toegang op het moment dat u die nodig heeft, en u kunt dit altijd weer uitzetten in de instellingen van uw telefoon.
- Microfoon: om gesprekken op te nemen, te bellen en deel te nemen aan videogesprekken. De app neemt nooit op zonder dat u daar zelf voor kiest; tijdens een opname of gesprek ziet u dat in beeld.
- Camera: alleen voor videogesprekken en om een document te fotograferen.
- Foto's: alleen als u zelf een foto kiest om te uploaden, of een verslag als afbeelding wilt bewaren.
- Meldingen: om u te laten weten dat een verslag klaar is, dat een gesprek begint of dat iemand u belt. Een melding bevat geen inhoud van gesprekken.
- Op de achtergrond: een lopende opname of een gesprek gaat door als u de app even verlaat of het scherm uitzet. Daarna stopt de app weer.
De app volgt u niet buiten BrainPen Meet, bevat geen advertenties en deelt geen gegevens met advertentienetwerken.
15. Kinderen
BrainPen Meet is bedoeld voor professionals en is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Een account kan alleen worden aangemaakt door iemand van 16 jaar of ouder. Komt een kind voor in een gesprek, bijvoorbeeld in de jeugdzorg, dan is de organisatie verantwoordelijk voor de toestemming en informatie die daarvoor nodig is.
16. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@brainpen.ai, dan zoeken wij samen een oplossing. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt.
17. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert of de wet. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij de organisaties die BrainPen Meet afnemen vooraf, per e-mail of in de app.
18. Contact
O&R Solutions B.V., Swammerdamstraat 1, 2516 GJ Den Haag. KvK 66375940. Privacyvragen: info@brainpen.ai. Overige vragen: info@brainpen.ai.